Algemene voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN BRESS BV (BRESS SPORTCENTER / BRESS Bredase Studentensport) VERSIE: MEI 2018 A. SPORTEN/VERBLIJVEN IN HET BRESS SPORTCENTER 1. Toegang 1.1. Sporten in het BRESS Sportcenter en bij de BRESS-sportpartners is alleen mogelijk met een geldige BRESS Sportkaart (hierna: Sportkaart). 1.2. De Sportkaart is strikt persoonlijk en derhalve niet overdraagbaar. 1.3. Huurders van squashbanen en andere onderdelen van het BRESS Sportcenter hebben voor dat doel wel toegang tot het BRESS Sportcenter, maar mogen geen gebruikmaken van andere faciliteiten dan die gehuurd zijn, tenzij uitdrukkelijk toestemming door BRESS BV is verleend. 1.4. Indien men gebruik maakt van/deelneemt aan het sportaanbod zoals door BRESS ter beschikking wordt gesteld, dient men te beschikken over een Sportkaart of een geldige BRESS-dagkaart. 2. Geldigheid 2.1. De Sportkaart is geldig vanaf de dag dat die wordt geactiveerd. BRESS BV biedt verschillende looptijden voor de Sportkaart. 2.2. BRESS BV rekent geen inschrijfgeld en hanteert na verlenging van de Sportkaart een opzegtermijn van 1 maand. 2.3. De Sportkaart wordt niet automatisch verlengd. Elke sportkaarthouder ontvangt uiterlijk 1 maand voor het einde van zijn abonnementsperiode een email met een aanbod om te verlengen. 2.4. Na het einde van de periode kan men het abonnement verlengen voor een nieuw te bepalen periode. 2.5. De persoonlijke gegevens van de Sportkaarthouder worden opgenomen in: 2.5.1. Het ledenadministratiepakket: https://bress.virtuagym.com/ 2.5.2. Het activiteitenadministratiepakket: https://www.i-reservations.nl/baanreserveren-nl/, zichtbaar voor leden als https://bress.baanreserveren.nl/ (Zie 14: Privacy statement BRESS BV). 2.6. De Sportkaarthouder krijgt hiervoor persoonlijke inlogcodes verstrekt. De Sportkaarthouder is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van zijn gegevens in beide systemen en het vertrouwelijk houden van de inlogcodes. 2.7. De Sportkaarthouder dient BRESS terstond te informeren inzake wijziging van de gegevens, zoals: 2.7.1. Naam, adres, woonplaats 2.7.2. Telefoonnummer 2.7.3. E-mailadres 2.7.4. Verdere feitelijke onjuiste gegevens in de BRESS-systemen 3. Inschrijving/Betaling 3.1. De prijs van de Sportkaart is afhankelijk het type Sportkaart c.q. de gekozen looptijd. 3.2. De kosten voor het lidmaatschap betaal je in één keer, waarna de Sportkaart wordt geactiveerd. 3.3. Betaling in termijnen is niet mogelijk. 3.4. Terugbetaling van (een deel van) de Sportkaart is niet mogelijk. 3.5. Inschrijven en betalen is mogelijk bij de balie in het BRESS Sportcenter of via de BRESS-website. 3.6. Betalen aan de balie van het BRESS Sportcenter kan contant en met pin. 3.7. Betalen via de BRESS-website kan via i-deal. 3.8. Om te controleren of de aanvrager student, alumni of medewerker is van Avans Hogeschool of NHTV mag BRESS BV vragen naar het bewijs van inschrijving, collegekaart, bewijs van afstuderen, medewerkerskaart of arbeidsovereenkomst. 3.9. Alumni van Avans of NHTV kunnen nog éénmalig een jaarabonnement afsluiten waarmee zij binnen het BRESS BRESS squash tarief vallen. Dit jaarabonnement moet starten in het jaar dat zij afgestudeerd zijn (zie 3.8). Wanneer het termijn van een jaar na afstuderen is verstreken valt de alumni binnen het BRESS overige squash tarief. 3.10. BRESS BV gebruikt de verstrekte persoonsgegevens voor administratieve doelen binnen BRESS. Persoonsgegevens worden opgeslagen in registratiesystemen Baanreserveren en Virtuagym. Daarnaast geeft de Sportkaarthouder automatisch toestemming om de verstrekte persoonsgegevens te gebruiken voor BRESS gerelateerde marketingdoeleinden, ten behoeve marketingactiviteiten inzake het BRESS-sportaanbod en om gegevens van lidmaatschap te verstrekken aan de onderwijsinstelling waar men werkt of studeert (zie hoofdstuk 14: Privacy statement BRESS BV). 4. Toegangscontrole 4.1. Als Sportkaarthouder ben je verplicht je in te checken bij het betreden van het BRESS Sportcenter. Dit dient te gebeuren in: https://bress.virtuagym.com/. 4.2. Indien wordt deelgenomen aan een cursus en/of activiteit binnen het BRESS Sportcenter dient men ook in te checken via: https://bress.baanreserveren.nl/ . 4.3. Bij het vergeten van de Sportkaart kan BRESS BV beslissen om eenmalig toegang te verlenen of besluiten de Sportkaarthouder de toegang te ontzeggen zolang de Sportkaart niet kan worden getoond. 4.4. Bij verlies/beschadiging van de Sportkaart koop je een nieuw exemplaar voor 15,00. De oorspronkelijk pas verliest definitief zijn geldigheid. Mocht de verloren pas weer worden gevonden, dan volgt geen restitutie van de vervangingskosten. 4.5. Bij diefstal worden geen vervangingskosten in rekening gebracht, mits de aanvrager de diefstal kan aantonen met een aangiftebewijs van de politie. 5. Misbruik Het lidmaatschap is zoals vermeld strikt persoonlijk en derhalve niet overdraagbaar. BRESS BV heeft het recht om in geval van misbruik de Sportkaart in te nemen, tijdelijk of permanent. Hetzelfde geldt bij onbehoorlijk gedrag of bij overtreding van het huishoudelijk reglement. Bij inname van de Sportkaart wordt geen restitutie verleend. 6. Aansprakelijkheid/verzekering 6.1. Deelname aan cursussen en/of activiteiten in het BRESS Sportcenter is voor eigen risico. 6.2. BRESS BV is op geen enkele wijze aansprakelijk voor het ontstaan van (sport)blessures in welke vorm dan ook nog voor het ontstaan van (sport)blessures in de (nabije) toekomst. 6.3. De sporter is via BRESS BV niet verzekerd tegen de gevolgen van ongevallen tijdens de sportbeoefening. Draag daarom adequate sportkleding, sportschoeisel en eventueel een sportbril. 6.4. BRESS BV is niet aansprakelijk voor verlies of diefstal van kleding en/of persoonlijke voorwerpen. 6.5. BRESS BV zal schade door vernieling of oneigenlijk gebruik verhalen op de veroorzaker. 7. Inschrijven cursussen of activiteiten Inschrijven voor een cursus of activiteit kan via https://bress.baanreserveren.nl/, via info@bress.nl, via de receptie van het BRESS Sportcenter of via de webshop van BRESS https://www.mijnwebwinkel.nl/winkel/bress/ (zie hoofdstuk 14: Privacy statement BRESS BV). 7.1. Veel cursussen en/of activiteiten zijn, als houder van een Sportkaart gratis. Voor sommige cursussen en activiteiten vraagt BRESS BV een extra eigen bijdrage of wordt op externe locatie een bedrag in rekening gebracht. Via het inschrijven of bij de receptie wordt altijd duidelijk aangegeven of er extra kosten in rekening worden gebracht. 7.2. Vaak is er een minimaal aantal deelnemers vereist. BRESS BV zal via de gebruikelijke media het minimale aantal vereiste deelnemers vermelden en bij te weinig deelnemers tijdig beslissen omtrent het doorgaan van de desbetreffende cursus en/of activiteit. 8. Annuleren of wijzigen cursussen 8.1. Een inschrijving voor een cursus of activiteiten kan niet zonder geldige opgaaf van redenen geannuleerd of gewijzigd worden. BRESS BV houdt zich het recht voor om een reden niet als geldig te accepteren. 8.2. Tenzij nadrukkelijk anders is vermeld kan tot uiterlijk 24 uur van tevoren een inschrijving van een cursus of activiteit worden geannuleerd door de Sportkaarthouder en/of door BRESS BV. 8.3. BRESS BV retourneert de betaling voor een cursus niet. Bij zwaarwegende (medische) omstandigheden kun je een verzoek tot restitutie (met toelichting) sturen naar: info@bress.nl. 9. Sport-/activiteitenaanbod 9.1. BRESS BV presenteert het sport/activiteiten programma digitaal via de website. 9.2. Aan het gepubliceerde sport-/activiteitenprogramma kunnen geen rechten worden ontleend. 9.3. BRESS BV heeft het recht om wijzigingen in het sport-/activiteitenaanbod en de openingstijden aan te brengen. 9.4. Het BRESS Sportcenter is gesloten op alle gangbare feestdagen, tenzij nadrukkelijk anders wordt vermeld. Deze openingstijden worden gepresenteerd digitaal op de website. 9.5. Het BRESS Sportcenter is tijdens schoolvakanties op aangepaste tijden geopend met een aangepast sport-/activiteitenprogramma. De actuele openingstijden en het actuele programma staan op de BRESS-website of zijn verkrijgbaar aan de receptie van het BRESS Sportcenter. 9.6. BRESS BV heeft een inspanningsverplichting op Sportkaarthouders op de hoogte te brengen van actuele wijzigingen via aankondigingen in het BRESS Sportcenter, via de website en social media. 9.7. De sportkaarthouder geeft hierbij toestemming voor het maken en publiceren van beeld-/geluidsmateriaal tijdens (sport)activiteiten/evenementen in het BRESS Sportcenter en/of georganiseerd door BRESS BV op externe locaties. 10. Uitval lessen 10.1. BRESS BV streeft ernaar voor vervanging te zorgen bij afwezigheid van docenten. Helaas is dit niet altijd mogelijk. Restitutie op basis van lesuitval is niet mogelijk (zie ook 3.4). 10.2. Buitensportactiviteiten kunnen afgelast worden wegens weersomstandigheden. 10.3. Als een les uitvalt, probeert BRESS dit te communiceren via de diverse kanalen. Cursisten zullen bij uitval van een les een e-mail ontvangen als dat mogelijk is. 11. Klachtenprocedure Heb je een suggestie of klacht? Mail dan naar: info@bress.nl. BRESS BV streeft ernaar om binnen twee weken te schriftelijk te reageren op de suggestie/klacht. 12. Verplichtingen van BRESS BV 12.1. BRESS BV zorgt voor het vereiste onderhoud van de voorzieningen. 12.2. BRESS BV is er verantwoordelijk voor dat de instructeurs en begeleiders beschikken over voldoende vaardigheden en diplomas. 12.3. BRESS BV zorgt voor voldoende EHBO-middelen in het BRESS Sportcenter. 13. Verplichtingen van de leden/klanten 13.1. Leden/klanten dienen altijd de instructies van het personeel van BRESS BV op te volgen en het huishoudelijk reglement van BRESS BV na te leven. 13.2. Oneigenlijk gebruik van materiaal en/of faciliteiten zonder voorafgaande toestemming met BRESS BV is nadrukkelijk verboden. Het is niet toegestaan om gebruik te maken van apparaten of faciliteiten als je daarmee onbekend bent. In dit geval kan personeel van BRESS BV, op verzoek, de benodigde uitleg geven. 13.3. Leden/klanten mogen geen gebruik maken van de apparaten en/of faciliteiten onder invloed van drank, drugs, medicijnen of als doping aangeduide middelen. 13.4. Roken is niet toegestaan in het BRESS Sportcenter of recht voor de hoofdingang van het BRESS Sportcenter. Roken is alleen toegestaan op de daarvoor aangegeven plek links van de hoofdingang van het BRESS Sportcenter. 13.5. Geef wijzigingen in postadres, e-mailadres of telefoonnummer zo snel mogelijk schriftelijk, digitaal of persoonlijk door aan BRESS BV. 14. Privacy statement De privacy van Sportkaarthouders, huurders en andere belanghebbenden bij het BRESS Sportcenter is voor BRESS BV heel belangrijk. BRESS BV doet er alles aan persoonsgegevens te beschermen en is daarom transparant over de gegevens die er worden verzameld en wat daarmee gebeurd. BRESS BV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat BRESS BV ieder geval: - Persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy beleid. - De verwerking van persoonsgegevens beperkt zich tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. - Nadrukkelijk toestemming vraagt indien deze nodig is voor de verwerking van persoonsgegevens. - Technische en/of organisatorische maatregelen heeft genomen of spoedig neemt zodat de beveiliging van persoonsgegevens is gewaarborgd. - Geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt. - Op de hoogte is van rechten omtrent persoonsgegevens en deze respecteert. Indien er na het doornemen van het privacy beleid, of in algemenere zin, vragen zijn kan er contact worden opgenomen met BRESS BV via info@bress.nl. 14.1. Waarvoor verwerkt BRESS BV persoonsgegevens? 14.1.1. Het aangaan van een overeenkomst 14.1.2. Versturen van nieuwsbrieven en persoonlijke mailingen 14.1.3. Het uitnodigen voor en communiceren rondom het sportaanbod, sportprogramma, activiteiten, evenementen en overige informatie 14.1.4. Het maken van online reserveringen/annuleringen en het inzichtelijk maken van bezettingsgraden Voor de bovenstaande doelstellingen kan BRESS BV de volgende persoonsgegevens vragen: - Voornaam - Tussenvoegsel - Achternaam - Geslacht - Geboortedatum - Adres - Telefoonnummer - E-mailadres - Abonnements- of lidmaatschapsvorm - Indien er sprake is geweest van een iDeal betaling een IBAN-nummer - Of het toekomstige BRESS-lid student, medewerker, alumni van NHTV of Avans is of niet - Indien van toepassing het student-/medewerker nummer of afstudeer jaar van het toekomstige BRESS-lid - Of het toekomstige BRESS-lid eerder lid is geweest van BRESS - Via welke weg het toekomstige BRESS-lid BRESS in aanraking is gekomen met BRESS - Reserveringshistorie en wat daarmee samenhangt (bijv. datum/tijd waarop de reservering is gemaakt, datum/tijd van een annulering, datum/tijd waarop is in- of uitgecheckt) 14.2. Op grond waarvan bewaart BRESS BV persoonsgegevens? Voor (sport)centra geldt artikel 6.1 van de AVG. Dat artikel luidt: De verwerking is alleen rechtmatig indien en voor zover aan ten minste een van de onderstaande voorwaarden is voldaan: De voor sportcentra relevante grondslagen zijn: A) Toestemming De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden. B) Noodzakelijkheid De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is. F) Gerechtvaardigde belang De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is. Toestemming Tijdens (sport)activiteiten /evenementen in het BRESS Sportcenter en/of georganiseerd door BRESS BV op externe locaties wordt er beeld-/geluidsmateriaal gemaakt ter promotie of verslaglegging van de activiteit/het evenement. Dit materiaal kan gedeeld worden op de onlinekanalen van BRESS BV (website, social media), drukwerk en/of het narrow casting systeem van BRESS BV of Avans of NHTV Breda. Daarnaast worden gegevens van lidmaatschap verstrekt aan de onderwijsinstelling waar men werkt of studeert ter controle. Noodzakelijkheid De relatie tussen BRESS BV en Sportkaarthouders, huurders en andere belanghebbenden is een overeenkomst. Voor de nakoming van haar verplichtingen heeft BRESS BV persoonsgegevens nodig en daaruit volgt het recht om deze gegevens op te slaan en te bewerken. Gerechtvaardigd belang Bij het afsluiten van een overeenkomst wordt gevraagd om een foto van de sportkaarthouder/huurders van squashbanen. Zonder foto kan BRESS BV niet verifiëren of zij met de juiste persoon te maken heeft. De persoonsgegevens zijn ook noodzakelijk i.v.m. het reserveringsproces (waaronder de juiste berekening van kosten). Zonder deze gegevens is dit onmogelijk. Daarnaast is het inzichtelijk hebben van de bezettingsgraden noodzakelijk om het sportaanbod te optimaliseren ten behoeve van de Sportkaarthouders. 14.3. Waar bewaart BRESS BV persoonsgegevens? 14.3.1. Het ledenadministratiepakket: https://bress.virtuagym.com/ Virtuagym slaat gegevens op bij Amazon Webservices in Ierland. 14.3.2. Het activiteitenadministratiepakket: https://www.i-reservations.nl/baanreserveren-nl/ zichtbaar voor leden als https://bress.baanreserveren.nl/ I-reservations slaat gegevens op een eigen server die gestationeerd is in het Evoswitch datacenter in Haarlem (ASM1) 14.3.3. De webshop: https://www.mijnwebwinkel.nl/winkel/bress/ 14.3.4. Archiefkasten Bovenstaande partijen voldoen in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG. Bezoek de website van een partij voor meer informatie over hun privacy beleid. 14.4. Bewaartermijn BRESS BV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Dit betekent in de praktijk het volgende: 14.4.1. Sportkaarthouders, huurders en andere belanghebbenden bij het BRESS Sportcenter: Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. 14.4.2. Prospects/stakeholders/lobbycontacten en/of geïnteresseerden: Gedurende de periode dat met gezien wordt als een prospect/ stakeholders/lobbycontacten en/of geïnteresseerden 14.4.3. Deelnemers (sport)activiteiten/events: Gedurende een periode van maximaal 1,5 jaar. 14.4.4. Inschrijvingen nieuwsbrief: Gedurende een periode van maximaal 6 maanden na afloop van de overeenkomst. 14.5. Verstrekking aan derden Persoonsgegevens kan BRESS BV verstrekken aan derden indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de in dit hoofdstuk beschreven doeleinden. BRESS BV geeft nooit persoonsgegevens aan andere partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maakt BRESS BV de nodige afspraken om de beveiliging van persoonsgegevens de waarborgen. Daarnaast worden persoonsgegevens niet aan andere partijen verstrekt, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is of indien de Sportkaarthouders, huurders en andere belanghebbenden hier schriftelijk toestemming voor geeft. 14.6. Beveiliging 14.6.1. Wie hebben toegang tot persoonsgegevens? De enigen die toegang tot persoonsgegevens hebben zijn het personeel van BRESS BV en de medewerkers van https://bress.virtuagym.com/, https://bress.baanreserveren.nl en https://www.mijnwebwinkel.nl/winkel/bress/. Zij onthouden zich van elke vorm van gebruik anders dan in het kader van probleemoplossing, het verlenen van een dienst of als de bedrijfscontinuïteit in gevaar is. Andere klanten van bovenstaande partijen hebben geen toegang tot uw gegevens, ook niet uw foto. Bij het maken van een squashbaan reservering of aanmelding voor een (sport)activiteit/evenement is het zo dat de hoofdboeker moet opgeven wie de tegenspeler is of wie eventuele teamgenoten zijn. Dit is in sommige gevallen noodzakelijk voor het reserveringsproces. 14.6.2. Hoe worden persoonsgegevens beveiligd? Bij de in dit hoofdstuk genoemde partijen zijn passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Bezoek de website van een partij voor meer achtergrondinformatie over hun beveiliging. De archiefkasten van BRESS BV zijn afsluitbaar en staan tevens in een ruimte die afgesloten is. 14.7. Rechten omtrent persoonsgegevens Sportkaarthouders, huurders en andere belanghebbenden bij het BRESS Sportcenter hebben het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van persoonsgegeven welke BRESS BV in het bezit heeft. Eerdergenoemden zijn zelf verantwoordelijk voor de juistheid van zijn gegevens en het vertrouwelijk houden van inlogcodes. Bij een dergelijk verzoek vraagt BRESS BV wel om een legitimatiebewijs ter identificatie. 14.7.1. Inzage en rectificatie van persoonsgegevens Sportkaarthouders, huurders en andere belanghebbenden bij het BRESS Sportcenter kunnen ten allen tijden hun account bij https://bress.virtuagym.com/ en https://bress.baanreserveren.nl zelf inzien en een aantal gegevens ook zelf wijzigen. Gegevens als de abonnementsvorm of IBAN-nummer kunnen enkel op verzoek gewijzigd worden. Neem hiervoor contact op met BRESS BV via info@bress.nl of telefonisch. Sportkaarthouders kunnen op verzoek ook inzage krijgen in het aanmeldformulier dat opgeslagen is in een archiefkast. Neem ook hiervoor contact op met BRESS BV. Deelnemers van (sport)activiteiten/events die zichzelf hebben aangemeld via https://www.mijnwebwinkel.nl/winkel/bress/ hebben op dat moment inzicht in de gegevens die zij invullen. Indien met bepaalde gegevens niet wil invullen kan er contact worden opgenomen met BRESS BV. 14.7.2. Verwijdering van persoonsgegevens Gedurende de looptijd van de overeenkomst is het niet mogelijk om persoonsgegevens te verwijderen (zie 14.2: Op grond waarvan bewaart BRESS BV persoonsgegevens?). Tevens dient BRESS BV bepaalde gegevens i.v.m. de belastingwetgeving te bewaren (zie 14.4: Bewaartermijn). Na afloop van dit termijn worden deze gegevens bij https://bress.virtuagym.com/ geanonimiseerd en op verzoek gewist. Bij https://bress.baanreserveren.nl is nog niet duidelijk wat zij met de gegevens gaan doen. Wel heeft BRESS BV de mogelijkheid op persoonsgegevens onzichtbaar te maken door een account te deactiveren. Prospects/stakeholders/lobbycontacten en/of geïnteresseerden en deelnemers van (sport)activiteiten/events die hebben plaatsgevonden kunnen via info@bress.nl een verzoek tot verwijdering indienen. (Voormalige) Sportkaarthouders die ingeschreven staan voor de nieuwsbrief kunnen zich uit te schrijven middels de button "Unsubscribe" button onderaan de betreffende mailing.